16/04/2022

Hướng dẫn lập kế hoạch công việc hiệu quả

Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày, hàng tuần là những văn bản không thể thiếu để hoàn thành tốt các công việc được giao ở công ty. Kế hoạch công việc giúp cho nhân viên và người quản lý nắm rõ tình hình công việc, hiệu quả cũng như các dự định sắp tới. Vậy, nội dung cần có trong kế hoạch là gì? Làm sao để có thể lập kế hoạch hiệu quả?

Làm việc không có kế hoạch thì chắc chắn không thể hoàn thành tốt cũng như cải thiện năng suất. Bởi thế, để có thể hoàn thành việc được giao thì việc lập bản kế hoạch công việc cụ thể, chi tiết là điều cần thiết.

Nội dung Bài viết

Thông tin cần có trong bảng kế hoạch công việc

Lập bảng kế hoạch làm việc bằng Excel đòi hỏi cao về tính chính xác, tính khả thi trong công việc của người lập. Cho nên, khi làm kế hoạch bạn cần lưu ý các nội dung cần phải có gồm:

Tên doanh nghiệp, tên công ty
Phòng ban đang làm việc
Họ và tên người lập bảng kế hoạch
Tên của kế hoạch
Xác định mục đích của công việc là gì? Mục tiêu chung cần đạt trong công việc.
Thời gian thực hiện kế hoạch
Yêu cầu về nhân lực, công cụ hoặc thiết bị cần có để đạt được thành công trong công việc
Phương án chi tiết để kế hoạch trở nên khả thi
Phương án dự phòng khi phương án chính triển khai không phù hợp, gặp khó khăn.

Cần lưu ý cung cấp đủ thông tin trong bảng kế hoạch

Hướng dẫn lập kế hoạch hiệu quả

Kế hoạch có rất nhiều loại, để có thể lập ra bản kế hoạch có tính khả thi cao, đạt được mục tiêu thì bạn cần phân loại:

Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày

Đối với mẫu kế hoạch công việc hàng ngày cần có khung giờ làm và sắp xếp các công việc phù với với khung thời gian quy định. Ở trên cùng của bản kế hoạch sẽ ghi tên công ty, đơn vị mà bạn đang làm việc, thời gian lập và các công việc cần thực hiện.

Phần dưới bảng kế hoạch sẽ ghi chi tiết thời gian làm việc tương ứng và kết quả thực hiện. Mẫu kế hoạch hàng ngày sẽ có thời gian chi tiết, thường thì sẽ bắt đầu từ lúc 6 giờ sáng và 10 giờ tối kết thúc.

Bản kế hoạch này cần có những khung giờ giờ làm trong ngày và sắp xếp sau công việc phù hợp với khung thời gian ấy

Mẫu kế hoạch công việc hàng tuần

Khác với bản kế hoạch hàng ngày, kế hoạch theo tuần sẽ được thực hiện trong vòng một tuần. Các nội dung tương tự như bảng kế hoạch hàng ngày nhưng ở phần dưới sẽ ghi những việc cần làm và thời gian thực hiện là các ngày trong tuần.

Để bạn dễ hình dung hơn, một tuần làm việc tại công ty từ thứ 2 đến thứ 7 chẳng hạn, thì bảng kế hoạch sẽ có chi tiết mô tả việc lần làm cho các ngày từ thứ 2 đến thứ 7. Chứ không phải công việc cho các giờ trong 1 ngày như kế hoạch hàng ngày.

Kế hoạch có thể chia nhỏ ra theo các mốc thời gian

Lập kế hoạch theo tháng

Kế hoạch công việc theo tháng là bảng kế hoạch dài nhất và chi tiết nhất bởi nó ghi lại kế hoạch diễn ra trong vòng một tháng. Thường thì kế hoạch theo tháng sẽ không cụ thể như kế hoạch ngày hay tuần bởi thời gian dài, nhiều việc sẽ có sự phát sinh hoặc thay đổi.

Do khối lượng công việc của một tháng là rất nhiều nên khi lập bảng cần ghi rõ từng công việc cần giải quyết và tình trạng công việc. Ngoài cột ghi ngày, ghi nội dung công việc thì cần thêm cột ghi rõ về thời gian bắt đầu và kết thúc.

Mục đích của việc này là để người thực hiện có thể nắm rõ công việc đó cần thực hiện trong khoảng thời gian vào để phân bổ thời gian và phương thức thực hiện phù hợp.

Kinh nghiệm lập kế hoạch hiệu quả

Để công việc đạt hiệu quả, đạt năng suất cao thì không thể thiếu bản kế hoạch chi tiết và cụ thể. Nếu làm việc mà không có kế hoạch, bạn sẽ rất dễ bị cuốn theo những việc không có giá trị hoặc không biết bắt đầu từ đâu, làm như thế nào. Khi đó công việc của bạn sẽ bị trì trệ, hiệu suất giảm xuống.

Chính vì thế, khi làm việc bạn bắt buộc phải lập kế hoạch và để kế hoạch có tính khả thi bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Kế hoạch phải tỉ mỉ và tính khả thi cao

Dù lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hay theo tháng thì đều cần phải có sự tỉ mỉ và chi tiết để dễ hiểu và dễ thực hiện. Điều này có nghĩa là kế hoạch được lập ra phải là ai nhìn vào cũng có thể hiểu được và thực hiện chứ không phải chỉ một mình bạn.

Kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn tùy vào mục tiêu công việc

Không làm quá nhiều việc trong một thời gian

Không chỉ lập kế hoạch là được mà kế hoạch phải khoa học và hợp lý, không được ôm quá nhiều việc trong một khung thời gian, còn những thời gian khác lại rảnh. Bạn cần sắp xếp các công việc khẩn cấp hay cần giải quyết ưu tiên trước.

Các công việc chưa cần giải quyết, chưa gấp để vào các khung giờ sau. Việc lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn tránh được kiểu chọn việc dễ làm trước hay có suy nghĩ làm sau cũng được.

Thêm cột đánh giá kết quả công việc đã thực hiện

Trong mẫu kế hoạch công việc hàng ngày không thể thiếu ô thông tin để điền kết quả, tình trạng đã hoàn thành hay chưa để có phương án xử lý trong ngày tiếp theo.

Xác định các công việc cần làm

Để có thể lên kế hoạch hiệu quả hay lập nên một bản kế hoạch chuyên nghiệp, trước tiên bạn cần xác định được các việc cần làm. Nếu không định hình được các công việc cần phải làm thì rất dễ bỏ sót các công việc khẩn cẩn hay làm không đúng các công việc được giao. Bạn có thể sử dụng các cách dưới đây để xác định lại công việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng của mình:

Mục tiêu công việc
Yêu cầu công việc
Nội dung công việc cần làm
Phương án để thực hiện công việc
Xác định nguyên nhân cần làm công việc

Từ những yếu tố đó, bạn sẽ xác định được mức độ quan trọng của từng công việc cụ thể và sắp xếp theo mức độ ưu tiên trong bản kế hoạch của mình.

Xác định việc cần làm để lập kế hoạch hiệu quả

Ngoài các yếu tố trên, thì để một bản kế hoạch công việc hiệu quả với tính khả thi cao nhất thì bạn cần kiểm tra lại thời gian. Kế hoạch cụ thể phải có mốc thời gian thực hiện và hoàn thành. Điều này sẽ giúp cho công việc được thực hiện đúng tiến độ, tránh trì trệ từ ngày này qua ngày khác và cũng là để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch.

Lưu ý khi lập kế hoạch theo ngày, theo tuần tháng

Khi đã hiểu rõ tầm quan trọng của kế hoạch công việc, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

Mục tiêu đề ra phải phù hợp với thực tế, minh bạch và nhất quán.
Ngoài phương án thực hiện chính phải có các phương án dự phòng để tránh rủi ro.
Tuyệt đối không được chú trọng mục tiêu mà quên quá trình và cách thức thực hiện.
Thời gian của bản kế hoạch phản rõ ràng, cân đối giữa các việc cần làm.

Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ có yêu cầu khác nhau, tuy nhiên, dù bạn là một cộng tác viên, một nhân viên hay một quản lý đều cần phải lập kế hoạch chi tiết cho công việc của mình. Có như vậy thì kết quả công việc mới đạt được đúng mong muốn, khẳng định năng lực của bạn và mở rộng cơ hội nghề nghiệp cho mình.

Cần nắm rõ các lưu ý khi lập kế hoạch

Việc Làm Tốt khuyên các bạn nên rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch công việc hàng ngày, tạo nên một thói quen tốt để đi đến sự thành công. Và với những bạn đang muốn tìm một cơ hội việc làm phù hợp với chuyên môn với mức lương tốt, đãi ngộ xứng đáng thì Việc Làm Tốt chính là một địa chỉ đáng tin cậy để lựa chọn. Còn chần chờ gì mà không truy cập ngay thôi?