5S là gì? Áp dụng Quy trình 5S dẫn đến thành công!

5S là gì? Quy trình 5S bao gồm sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Vậy áp dụng quy trình 5S như thế nào để thành công? Cùng Muaban tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

5S là gì?

5S là viết tắt của 5 chữ cái chữ cái sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke. Trong tiếng Anh, 5 chữ cái này có tên là: sort, set in order, standardize, sustaint và self-discipline. Trong tiếng Việt, nó có nghĩa là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Để hiểu rõ hơn về quy trình 5s là gì, bạn hãy đọc những giải thích dưới đây:

• Seri (Sàng lọc): bạn cần phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết, không liên quan ra khỏi nơi sản xuất. Bạn chỉ được để lại những thứ cần thiết trong khu làm việc của mình. Bước sàng lọc được tiến hành thường xuyên và định kì.
• Seiton (Sắp xếp): là hoạt động sắp đặt, bày trí vật dụng, thành phẩm, hàng hóa tại nơi làm việc sao cho dễ lấy nhất. Nguyên tắc thực hiện Seiton là tất cả những vật dụng cần thiết đều có vị trí quy định và dấu hiệu nhận biết đi kèm. Đây là bước bắt buộc và phải được tuân thủ triệt để.
• Seiso (Sạch sẽ): tất cả mọi người phải giữ gìn vệ sinh sạch sẽ để giúp cho môi trường làm việc được đảm bảo mỹ quan và xanh – sạch. Hoạt động này cần phải được tiến hành định kì.
• Seiketsu (Săn sóc): đây là bước kiểm tra đảm bảo 3S đầu tiên được tuân thủ và vận hành một cách có hệ thống. Để Seiketsu được duy trì, quản lý có thể lập quy định nêu rõ phạm vi trách nghiệm 3S, tần suất và cách thức thực hiện 3S của mỗi công nhân viên.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Là thói quen tự giác tuân thủ quy định tại nơi làm việc. S5 này cho thấy ý thức của công nhân viên đối với hoạt động của công ty. Mọi thành viên cần nhận biết tầm quan trọng của quy trình 5S và tự giác thực hiện nó để tăng năng suất công việc.

Nguồn gốc của 5S

5S có nguồn gốc và được áp dụng từ Hệ thống sản xuất (TPS) của công ty Ô Tô Toyota trong nửa đầu thế kỷ 20. Hệ thống này có tên gọi “Lean Manufacturing” (Sản xuất tinh gọn). 5S được tạo ra nhằm tăng giá trị sản phẩm, tăng chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thiểu sự lãng phí từ quy trình sản xuất. Quy trình sản xuất tinh gọn bao gồm nhiều phương pháp như 5S, kaizen, jidoka, poka-yoke, kanban hay heijunka. Trong đó, 5S được coi là phần thiết yếu của hệ thống sản xuất trong công ty Toyota.

Quy trình 5S là gì?

Quy trình 5S là một hệ thống được vận hành theo 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) để công việc được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Điều quan trọng nhất trong quy trình 5S là nơi làm việc phải được sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, dụng cụ được đặt đúng chỗ. Điều này tạo nên không gian thoải mái, thuận tiện cho công việc và giúp các bước tiếp theo trong 5s được trơn tru.

Mục đích của 5S là gì?

Quy trình 5S được ưa chuộng và áp dụng trong nhiều doanh nghiệp, tổ chức. Vậy mục đích thực hiện quy trình 5S là:

• Tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc
• Cải tiến chất lượng sản phẩm, kỹ thuật.
• Cải thiện ý thức, trách nhiệm của họ tại nơi làm việc
• Nâng cao tinh thần đồng đội, làm việc nhóm của nhân viên
• Tiết kiệm chi phí, loại trừ vật dụng thừa thãi tạo không gian làm việc thoải mái
• Hướng đến xây dựng nơi làm việc an toàn, thân thiện môi trường

Lợi ích của 5S

Các lợi ích mà quy trình 5S đem lại cho nhân viên và công ty:

• Quản lý thời gian tốt hơn: khi đã loại bỏ các vật dụng thừa thãi và sắp xếp gọn gàng nơi làm việc, người lao động sẽ tiết kiệm thời gian tìm dụng cụ. Nhờ đó, họ sẽ tập trung làm việc và tăng năng suất công việc.
• Giảm thời gian không sử dụng thiết bị: Khi thiết bị được giữ gìn sạch sẽ và kiểm tra thường xuyên, quá trình bảo trì sẽ trở nên dễ dàng và trơn tru hơn. Đồng thời, 5S có thể ngăn chặn được những hỏng hóc lớn làm hao tổn ngân sách công ty.
• Tối ưu không gian: Việc loại bỏ vật dụng không cần thiết sẽ giúp tăng không gian chứa đồ tại nơi làm việc. Tối ưu không gian giúp tối đa lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Giảm tỷ lệ thương tật: Khi đồ đạc được sắp xếp ngăn nắp, tình trạng giẫm đạp phải những vật sắc nhọn sẽ hiếm xảy ra. Nhờ có 5S, người lao động được đảm bảo an toàn và giảm bớt nguy cơ tai nạn, thương tật tại nơi làm việc.
• Cải thiện tính nhất quán và chất lượng: Tuân thủ quy trình 5s giúp giảm thiểu sai sót và tăng năng suất cũng như chất lượng công việc.
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên: Khi 5s được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ an tâm làm việc và cảm thấy mình được coi trọng trong công việc. Nhờ vậy, họ sẽ cảm thấy tự hào về việc mình đang làm và nỗ lực đóng góp mỗi ngày.

Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen

Quy trình 5S và Kaizen (cải tiến) có nhiều điểm tương đồng. Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S là cải tiến quy trình làm việc. Tuy nhiên, phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính nhất quán và chất lượng. Dễ hiểu hơn, 5S chính là nền tảng để doanh nghiệp áp dụng Kaizen. Áp dụng quy trình 5S giúp doanh nghiệp hình thành hệ thống tổ chức công việc. Sau đó, Kaizen giúp doanh nghiệp cải tiến và có những cơ hội lớn hơn trong tương lai.

Lý do gì khiến càng nhiều công ty và doanh nghiệp sử dụng 5S

Dưới đây là những lý do tại sao ngày càng có nhiều công ty ưa chuộng phương thức 5s:

• Quy trình 5S có thể áp dụng được với mọi loại hình tổ chức, đa dạng quy mô và lĩnh vực hoạt động.
• Mọi người đều ưa thích sự sạch sẽ, ngăn nắp và tính tiện lợi tại nơi làm việc.
• Người Việt có thói quen giữ lại tất cả những đồ cả cần thiết và không cần thiết. Điều này góp phần tạo ra sự bừa bộn trong sinh hoạt và tại nơi làm việc. Do vậy, 5s là một quy trình vô cùng cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Quy trình 5S bao gồm những gì và thực hiện như thế nào?

S1: Sàng lọc – Seiri

Nguyên tắc đơn giản của Seiri là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Mọi người cần quan sát kỹ nơi làm việc và phát hiện những thứ không cần thiết cho công việc. Nếu không ai cần dùng thì phải hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó. Mọi người cần thường xuyên phân loại, sàng lọc vật dụng và xác định mức độ hư hỏng để tiến hành loại bỏ hay sửa chữa. Nhờ vậy, môi trường làm việc đảm bảo tính sạch sẽ, khoa học.

S2: Sắp xếp – Seiton

Mọi người cần dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng để tiến hành sắp xếp chúng. Sau khi xác định được mức độ sử dụng, mọi người cần trao đổi về cách sắp xếp với đồng nghiệp, sắp xếp và lập danh sách và sơ đồ lưu trữ vật dụng. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên. Mọi người có thể sử dụng băng đánh dấu hay nhãn dán có các màu sắc khác nhau để dễ phân biệt.

S3: Sạch sẽ – Seiso

Hàng ngày, người lao động cần dọn dẹp để đảm bảo tính sạch sẽ cho môi trường làm việc. Bởi môi trường sạch sẽ tạo nên sản phẩm đầu ra chất lượng. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp các đồ vật giảm bớt khả năng hư hỏng, bụi bẩn.

S4: Săn sóc – Seiketsu

Săn sóc giúp duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp tại nơi làm việc. Doanh nghiệp cần đưa ra một lịch dọn dẹp vệ sinh cụ thể và có các tiêu chuẩn đánh giá quy trình săn sóc này.

S5: Sẵn sàng – Shitsuke

Bước cuối cùng là Shitsuke (sẵn sáng). Bước này yêu cầu tính tự giác của nhân viên thay vì có sự nhắc nhở, ra lệnh. Nhân viên trong quy trình 5S cần rèn luyện cho mình tính tự giác, thói quen giữ gìn vệ sinh môi trường làm việc. Khi đó, 5S chính là yếu tố tạo ra sự thoải mái cho chính họ. Việc đảm bảo mọi người đều hiểu và đồng lòng sẽ tạo ra thành công cho 5S.

Áp dụng quy trình 5S vào thực tế

Triển khai quy trình 5S trong y tế

Tại Việt Nam, Vikyno là doanh nghiệp đầu tiên áp dụng quy trình 5s vào năm 1993. Hiện nay, nhiều bệnh viện trên cả nước đã áp dụng mô hình này như: Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Trưng Vương TP.HCM, Viện huyết học và truyền máu TW,… Nhờ có quy trình 5S, thời gian tìm kiếm tài liệu giảm tới 20% và diện tích lưu trữ tăng 10% so với trước kia.

Triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp

Bước 1 – Chuẩn bị
Bầu ra thành viên của ban 5s gồm: trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách ảnh. Ban này có trách nhiệm tuyên truyền, đào tạo và đánh giá độ hiệu quả của quy trình đã thực hiện.

Bước 2 – Phát động chương trình 5S
Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S cần được thông báo chính thức đến tất cả mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức. Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong toàn công ty thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi. Ban 5s có thể mời các chuyên gia về đào tạo, phổ biến quy trình 5s đến toàn thể nhân viên.

Bước 3 – Tiến hành tổng vệ sinh khu vực
Phân công nhóm nhân viên dọn dẹp theo sơ đồ mặt bằng công ty. Mỗi người phụ trách một khu vực và kiểm tra chéo lẫn nhau. Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi đua cho mọi người. Yêu cầu tất cả các cán bộ công nhân viên tham gia, đặc biệt là các khối ban lãnh đạo cấp cao nhất. Cố gắng tạo và duy trì bầu không khí tốt nhất để mọi người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm và kỷ luật cao.

Bước 4 – Tiến hành sàng lọc ban đầu
Mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để đánh giá mức độ cần thiết của vật dụng. Xem xét cái nào nên để lại và cái nào cần loại bỏ ngay.

Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ
Mỗi bộ phận cần thống nhất về hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu liên quan sao cho mọi thứ có thể dễ dàng tìm thấy và sử dụng. Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết.

Bước 6 – Tiến hành đánh giá nội bộ 5S
Ban 5S cần kiểm tra định kỳ đồng loạt nơi làm việc, ghi nhận các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổng thể những mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận. Qua đó, ban sẽ đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo.

Ai? Khi nào? nên ứng dụng quy trình 5S

Quy trình 5S có thể áp dụng được với mọi loại hình tổ chức, đa dạng quy mô và lĩnh vực hoạt động. Vì vậy, tất cả các công ty, tổ chức, cá nhân đều có thể thực hiện 5S. Trong mỗi doanh nghiệp, ta cần khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người, bao gồm: các cấp quản lý, lãnh đạo và toàn thể phòng ban đến nhân viên riêng lẻ.

Đào tạo quy trình 5S

Trong quá trình đạo tạo 5S, những người tham gia cần hiểu rõ lý do và tầm quan trọng của việc thực hiện quy trình 5S, lợi ích mà 5S mang lại. Mỗi doanh nghiệp, phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, khi thực hiện 5S, công ty cần liên tục đánh giá tính hiệu quả để tìm cách cải thiện, tối đa hóa hiệu quả.

Các công cụ vật lý hỗ trợ quản lý 5S là gì?

• Băng đánh dấu sàn: sử dụng với kệ, bàn làm việc, các bề mặt khác
• Nhãn và dấu hiệu: để truyền tải thông tin cần thiết (trong ngăn kéo chứa gì, nơi nào cất vật gì, nguy hiểm cần tránh,…)

Vai trò của nhân viên trong quy trình 5S

Sự tham gia của nhân viên là điều bắt buộc để việc thực hiện 5S được thành công. Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi nhân viên đều tham gia vào tất cả giai đoạn của 5S và phải có đội ngũ thanh tra, giám sát thường xuyên. Đào tạo và chỉ dẫn là công tác không thể thiếu để đảm bảo mục tiêu nêu trên. Khi nhân viên được đào tạo bài bản và đã nắm rõ 5S, họ sẽ tin tưởng và thực hiện quá trình liên quan giúp đảm bảo chất lượng công việc.

Áp dụng 5S không phải là câu chuyện dễ dàng

Ứng dụng quy trình 5S là một chu kỳ diễn ra liên tục, không ngừng. Sau bước thành công ban đầu mà 5S đem lại, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những vấn đề phát sinh và cần phải tìm cách giải quyết nhanh chóng.

Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5S

Nhà lãnh đạo – người luôn cam kết và hỗ trợ

Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là người lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi bắt tay vào thực hiện 5s giúp gặt hái được kết quả tốt đẹp.

Tiến hành đào tạo

Thực hiện 5S không phải là điều dễ dàng. Để mọi người thực hiện và tuân thủ 5S, cấp trên cần có những phương pháp truyền đạt và cung cấp cách tiến hành 5S cho toàn thể nhân viên một cách chỉn chu nhất. Bởi việc nhân viên được đào tạo bài bản 5S là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công của phương pháp này.

Toàn thể nhân viên – Sự tự nguyện tham gia

“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Quy trình 5S đòi hỏi sự tham gia của toàn thể nhân viên và cần được thực hiện đều đặn như một thói quen. Qua đó, 5S tạo ra môi trường làm việc tự giác, mang tính chuyên nghiệp và hiệu quả cao.

Lặp lại hệ thống 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Thực hiện chu trình 5S cần đảm bảo tính liên tục và cải thiện theo thời gian. Điều này giúp duy trì, cải tiến công tác tổ chức, vận hành doanh nghiệp.

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho mục tiêu đầu ra trong sản xuất

Quy trình 5S góp phần làm tăng hiệu quả và cải thiện mục tiêu đầu ra trong sản xuất:

• P – Productivity: Tăng năng suất lao động
• Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm
• C – Cost: Giảm thiểu chi phí sản xuất
• D – Delivery: Giao hàng nhanh chóng
• S – Safety: Đảm bảo sự an toàn cho nhân viên
• M – Morale: Nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc

Trên đây là toàn bộ thông tin về 5s mà Mua Bán muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp thông tin giúp bạn biết được 5s là gì? Quy trình 5s đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp như thế nào? Từ đó, giúp bạn có một cái nhìn cụ thể và tổng quan về mô hình này. Đừng quên truy cập Muaban.info.vn mỗi ngày để cập nhật thông tin việc làm, nhà đất mới nhất nhé!

---

Có thể bạn quan tâm:

1. Quyết đoán là gì – Phẩm chất quan trọng của nhà lãnh đạo